Algemene voorwaarden

Deze voorwaarden gelden tussen StephanSystems ("wij", "ons") en de opdrachtgever ("jij", "je"): een bedrijf, instelling of zelfstandige die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf. We werken niet voor consumenten; deze voorwaarden zijn daar dan ook niet op geschreven.

Met "opdracht" bedoelen we alles wat we volgens de offerte voor je maken of doen: automatiseringen, koppelingen tussen software, maatwerksoftware, dashboards, websites, AI-toepassingen, advies, onderhoud en ondersteuning.

Deze voorwaarden horen bij elke offerte en elke overeenkomst tussen ons. Wijken we ergens van af, dan leggen we dat schriftelijk vast; die afspraak gaat dan vóór deze voorwaarden.

Jouw eigen inkoopvoorwaarden wijzen we uitdrukkelijk van de hand, tenzij we schriftelijk hebben aanvaard dat ze gelden.

Is een bepaling uit deze voorwaarden ongeldig, dan blijven de overige bepalingen gewoon gelden. We vervangen de ongeldige bepaling dan door een geldige die de bedoeling zo dicht mogelijk benadert.

Een offerte is 30 dagen geldig en vrijblijvend tot je hem accepteert. Prijzen in een eerste gesprek zijn een indicatie met een bandbreedte, geen aanbod.

De overeenkomst komt tot stand zodra je de offerte schriftelijk of per e-mail accepteert, of zodra we op jouw verzoek met de werkzaamheden beginnen.

We werken in twee stappen. Eerst een analyse: we brengen het proces in kaart en tekenen uit wat er verandert. Pas daarna krijg je een vaste prijs voor het bouwen. Tot je die accepteert, zit je nergens aan vast.

Alle bedragen zijn exclusief btw en exclusief kosten van derden, zoals licenties, abonnementen of verbruikskosten van diensten die jij afneemt. Die kosten lopen rechtstreeks tussen jou en die leverancier, tenzij we iets anders afspreken.

De prijs die we na de analyse afspreken voor het bouwen staat vast. Duurt het werk langer dan wij hadden ingeschat, dan is dat voor onze rekening. Wordt de opdracht onderweg groter of anders, dan is dat meerwerk — zie het volgende artikel.

Werkzaamheden zonder vaste prijs, zoals ondersteuning of losse aanpassingen, rekenen we af tegen het overeengekomen uurtarief, in eenheden van een half uur.

We mogen onze tarieven jaarlijks aanpassen. Voor lopende opdrachten met een vaste prijs geldt die aanpassing niet.

Wil je onderweg iets veranderen of toevoegen dat niet in de offerte staat, dan kan dat. We laten je vooraf weten wat het extra kost en wat het met de planning doet, en beginnen er pas aan als je akkoord bent gegeven.

Je krijgt dus nooit achteraf een rekening voor werk waar je niet vooraf ja tegen hebt gezegd.

We voeren de opdracht naar beste inzicht en vermogen uit. Op het resultaat rust een inspanningsverplichting: we bouwen wat is afgesproken en zorgen dat het werkt zoals beschreven. Verwachte tijdsbesparingen en rendementen zijn onderbouwde schattingen, geen garantie.

Genoemde doorlooptijden en planningen zijn indicatief en nooit een fatale termijn, tenzij we uitdrukkelijk schriftelijk anders afspreken. Dreigt een termijn niet gehaald te worden, dan laten we dat weten zodra we het zien.

We mogen bij de uitvoering derden inschakelen. Voor hun werk zijn wij verantwoordelijk alsof we het zelf hadden gedaan.

Automatiseren lukt alleen als we bij je systemen kunnen. Je zorgt daarom op tijd voor:

• toegang tot de software, accounts en gegevens die voor de opdracht nodig zijn, met de rechten die het werk vereist;
• een contactpersoon die beslissingen mag nemen;
• de informatie die we nodig hebben, en tijdige reactie op vragen en tussentijdse opleveringen;
• als het nodig is: een test- of acceptatieomgeving, of toestemming van jouw softwareleverancier om te koppelen.

Je staat ervoor in dat de gegevens die je aanlevert juist zijn en dat je ze mag gebruiken en aan ons mag verstrekken.

Loopt de opdracht vertraging op doordat we ergens niet bij kunnen of te lang op een antwoord wachten, dan schuift de planning op. Duurt dat zo lang dat we het werk opnieuw moeten oppakken, dan mogen we die extra uren in rekening brengen. We waarschuwen altijd voordat dat gebeurt.

We leveren in korte rondes op, met tussentijdse demonstraties. Je ziet het werk dus groeien en kunt onderweg bijsturen.

Na de eindoplevering heb je 10 werkdagen om te beoordelen of het werkt zoals afgesproken. Meld je binnen die termijn niets, dan geldt de oplevering als geaccepteerd. Meld je gebreken, dan herstellen we die kosteloos voor zover ze afwijken van wat is afgesproken.

Kleine onvolkomenheden die het gebruik niet in de weg staan, houden acceptatie niet tegen; die lossen we daarna op.

Onze oplossingen draaien bijna altijd bovenop software van anderen: je boekhoudpakket, je webshop, je CRM, een koppelvlak of een AI-dienst. Op die partijen hebben we geen invloed.

Wijzigt een leverancier zijn koppeling, verhoogt hij zijn prijs, beperkt hij zijn voorwaarden of stopt hij ermee, dan is dat geen tekortkoming van ons. We laten het weten zodra we het merken en zeggen wat het kost om het op te lossen.

Voorwaarden en licenties van die leveranciers gelden tussen jou en hen. Wij zijn geen partij bij die overeenkomsten en aanvaarden er geen aansprakelijkheid voor.

AI-onderdelen leveren een uitkomst op basis van waarschijnlijkheid en kunnen zich vergissen. Waar dat gevolgen kan hebben, bouwen we een controlestap in. Blijft de eindverantwoordelijkheid voor beslissingen op basis van die uitkomsten bij jou.

Onderhoud is nooit verplicht. Neem je het af, dan spreken we af wat eronder valt: bewaking van de automatisering, meldingen bij storingen, kleine aanpassingen en het bijhouden van koppelingen.

Een onderhoudsafspraak loopt per maand en is per maand opzegbaar, tenzij we schriftelijk iets anders afspreken. Er zit geen minimumduur van jaren aan.

Zonder onderhoudsafspraak lossen we storingen op tegen het geldende uurtarief, in volgorde van binnenkomst. We beloven dan geen reactietijd.

Facturen betaal je binnen 30 dagen na factuurdatum. Wanneer we factureren staat in de offerte, zodat je vóór de start weet wanneer je wat betaalt.

Betaal je niet op tijd, dan sturen we eerst een herinnering met een redelijke termijn. Blijft betaling daarna uit, dan mogen we de wettelijke handelsrente en de buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen en het werk opschorten tot er betaald is.

Bezwaar tegen een factuur meld je binnen 14 dagen. Dat schort de betalingsverplichting voor het onbetwiste deel niet op.

Wat we speciaal voor jou bouwen, wordt van jou. Zodra je alles hebt betaald, gaan de intellectuele eigendomsrechten op het maatwerk — de code, de configuratie, de koppelingen en de documentatie — over op jou. Je krijgt het opgeleverd in een omgeving waar jij bij kunt.

Eén nuance, en die noemen we liever vooraf dan achteraf: onderdelen die we al hadden en die we vaker gebruiken — algemene bouwstenen, hulpmiddelen en onze werkwijze — blijven van ons. Daarop krijg je een eeuwigdurend, niet-opzegbaar gebruiksrecht binnen jouw oplossing, zodat je er altijd mee door kunt en het door een andere partij kunt laten onderhouden.

Je gegevens zijn en blijven van jou. Wij claimen daar niets op.

We mogen in algemene bewoordingen vermelden dat we voor je hebben gewerkt en beschrijven wat voor soort oplossing het was. Wil je dat niet, laat het weten — dan doen we het niet.

Alles wat we bij je tegenkomen en wat niet openbaar is — cijfers, klanten, werkwijzen, wachtwoorden — houden we voor ons. Die plicht geldt ook na afloop van de opdracht en geldt over en weer.

We delen zulke informatie alleen met mensen die haar voor de opdracht nodig hebben, en leggen hun dezelfde plicht op.

Verwerken we bij de uitvoering persoonsgegevens uit jouw systemen, dan ben jij verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. We sluiten daarvoor een verwerkersovereenkomst voordat we toegang krijgen.

Je staat ervoor in dat je die gegevens mag verwerken en aan ons mag verstrekken. Hoe wij met persoonsgegevens van websitebezoekers omgaan, staat in onze privacyverklaring.

Tot drie maanden na oplevering herstellen we kosteloos gebreken die erop neerkomen dat het opgeleverde niet doet wat is afgesproken.

Die garantie geldt niet als het probleem komt door wijzigingen die een ander heeft aangebracht, door verkeerd gebruik, door onjuiste gegevens, of doordat een dienst van een derde is veranderd of uitgevallen. In die gevallen helpen we uiteraard wel, tegen het geldende uurtarief.

Klachten meld je binnen 14 dagen nadat je het gebrek hebt ontdekt of had kunnen ontdekken, met een beschrijving waarmee we het kunnen nabootsen.

We doen ons werk zorgvuldig, maar we kunnen niet het bedrijfsrisico van je overnemen. Daarom is onze aansprakelijkheid beperkt.

• Onze aansprakelijkheid is per gebeurtenis beperkt tot het bedrag dat je in de drie maanden vóór de schade voor de betreffende opdracht hebt betaald, met een maximum van het factuurbedrag van die opdracht.
• Reeksen samenhangende gebeurtenissen gelden als één gebeurtenis.
• We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade: gemiste omzet, gemiste besparing, gevolgschade, reputatieschade, verlies of beschadiging van gegevens en schade door stilstand.
• Je zorgt zelf voor deugdelijke back-ups van je gegevens en systemen. Wij zijn niet aansprakelijk voor verlies van gegevens waarvan geen recente back-up bestond.
• Aansprakelijkheid ontstaat alleen als je ons schriftelijk in gebreke hebt gesteld, met een redelijke termijn om alsnog na te komen, en we die termijn onbenut hebben gelaten.
• Een aanspraak vervalt twaalf maanden nadat je de schade hebt ontdekt of had kunnen ontdekken.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant. Dan zijn we gewoon aansprakelijk.

Kunnen we door overmacht niet nakomen, dan schorten onze verplichtingen op zolang die situatie duurt. Onder overmacht valt in elk geval een storing of beëindiging bij een leverancier waarvan onze oplossing afhankelijk is, een grootschalige internet- of stroomstoring, en langdurige ziekte.

Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mogen we allebei de overeenkomst schriftelijk beëindigen. Werk dat al verricht is, wordt dan afgerekend.

Een opdracht eindigt als het afgesproken werk is opgeleverd en geaccepteerd. Doorlopende afspraken, zoals onderhoud, lopen per maand door tot een van ons opzegt.

Wil je een lopende opdracht tussentijds stoppen, dan kan dat. We rekenen dan af wat er tot dat moment is gedaan en leveren op wat er ligt.

We mogen de overeenkomst per direct beëindigen als je ondanks een herinnering niet betaalt, als je surseance of faillissement aanvraagt, of als je bedrijf wordt ontbonden.

Bij het einde krijg je alles wat van jou is: de code, de documentatie en je gegevens. We werken mee aan een nette overdracht aan jou of aan een andere partij; de uren daarvoor rekenen we tegen het geldende uurtarief.

Op onze overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.

Komen we er samen niet uit, dan leggen we het geschil voor aan de bevoegde rechter van de rechtbank Noord-Holland. We bellen elkaar liever eerst.

We mogen deze voorwaarden wijzigen. Voor lopende opdrachten geldt de versie die gold toen de overeenkomst tot stand kwam, tenzij we samen iets anders afspreken. Deze versie is van 11 augustus 2026.