Privacyverklaring

StephanSystems is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Je bereikt ons hier:

Deze verklaring gaat over de website stephansystems.nl en over het contact daarvóór en daaromheen: je aanvraag, onze reactie en de gesprekken die daarop volgen. Ook als wij een bedrijf op eigen initiatief benaderen, valt dat hieronder; daarover gaat het onderdeel “Als wij contact met jou opnemen”. In al die gevallen zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.

Zodra we voor je gaan bouwen, ligt dat anders. In een opdracht verwerken we vaak persoonsgegevens die in jóuw systemen staan — klanten, medewerkers, leveranciers. Daarbij ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Wat we dan wel en niet mogen, staat in een verwerkersovereenkomst en niet in deze verklaring. Zie het onderdeel over opdrachten verderop.

We vragen nooit meer dan we nodig hebben. Bijzondere persoonsgegevens — zoals gezondheid, geloof of politieke voorkeur — verwerken we niet, en onze website is niet gericht op kinderen.

Deze website plaatst geen cookies en slaat niets op in je browser om je te volgen. Daarom zie je ook geen cookiemelding: er valt niets te weigeren.

Dat geldt ook voor de onderdelen waar veel sites wél iets van buiten laden. De lettertypen staan op onze eigen server, dus je browser doet geen verzoek aan Google. We gebruiken geen advertentienetwerken, geen social-mediaknoppen die meekijken en geen ingesloten video’s van derden.

Voor de bezoekstatistieken gebruiken we Vercel Analytics. Dat werkt zonder cookies en zonder een uniek kenmerk dat je over websites heen volgt; er wordt geen profiel van je opgebouwd.

We verkopen je gegevens niet en geven ze niet door voor reclame. Om de site en onze mail te laten werken schakelen we wel een paar leveranciers in. Zij mogen je gegevens alleen gebruiken voor de opdracht die wij ze geven.

Verder verstrekken we gegevens alleen als we daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst of op vordering van een bevoegde instantie.

Wat je in het contactformulier invult, gaat niet langs een externe formulierdienst. Het wordt afgehandeld door onze eigen servercode in Frankfurt en van daaruit rechtstreeks per e-mail verstuurd naar onze mailbox bij Hostnet in Nederland. Dat pad blijft dus binnen de Europese Unie, en je bericht wordt nergens onderweg opgeslagen.

Twee van de genoemde partijen zijn wel Amerikaans. Vercel verwerkt technische logbestanden van de website, en onze mailbox wordt in Gmail gelezen. Voor allebei is de doorgifte afgedekt via het EU-U.S. Data Privacy Framework en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

• Al het verkeer met deze website loopt versleuteld via HTTPS.
• Het contactformulier wordt door onze eigen servercode afgehandeld; er zit geen externe formulierdienst tussen en je bericht wordt niet in een database opgeslagen.
• Ook de verbinding met de mailserver is versleuteld (TLS).
• We vragen en bewaren zo min mogelijk: het formulier heeft twee verplichte velden (naam en e-mailadres).
• Toegang tot de mailbox is beveiligd met tweestapsverificatie.
• We ruimen op. Gegevens die hun doel hebben gediend, verwijderen we binnen de genoemde termijnen.

Gaat er ondanks alles iets mis en raken je gegevens in verkeerde handen, dan melden we dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens en — als het waarschijnlijk gevolgen voor je heeft — ook bij jou.

Je hebt zeggenschap over je eigen gegevens. Concreet kun je ons vragen om:

• inzage: een kopie van de gegevens die we van je hebben;
• rectificatie: correctie van gegevens die niet kloppen;
• verwijdering: je gegevens wissen, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren;
• beperking: de verwerking tijdelijk stilleggen, bijvoorbeeld tijdens een geschil;
• bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;
• overdraagbaarheid: je gegevens in een gangbaar bestandsformaat ontvangen.

Een verzoek stuur je naar info@stephansystems.nl. Je hoort binnen een maand van ons. We hoeven daarvoor geen kosten in rekening te brengen en zullen dat ook niet doen. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen we je vragen je verzoek te bevestigen vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is.

Vind je dat we niet zorgvuldig met je gegevens omgaan, zeg het ons dan eerst — dan lossen we het op. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bouwen we een automatisering, koppeling of maatwerksysteem voor je, dan komen we vrijwel altijd langs persoonsgegevens uit jouw administratie. Daarvoor gelden andere afspraken dan voor deze website:

• Jij bent verwerkingsverantwoordelijke, wij zijn verwerker. We sluiten daarvoor een verwerkersovereenkomst, vóórdat we bij je systemen kunnen.
• We leggen per traject vast welke gegevens waarheen gaan en waarom, en we verplaatsen niet meer dan het proces nodig heeft.
• We werken zoveel mogelijk met testgegevens. Is echte data nodig, dan alleen op jouw omgeving en met de minst ingrijpende toegang die volstaat.
• Zetten we AI in, dan gebruiken we zakelijke varianten waarbij jouw gegevens niet worden gebruikt om modellen te trainen. Welke dienst dat is, staat vooraf in het ontwerp.
• Bij het einde van de opdracht krijg je alles opgeleverd en verwijderen we onze eigen kopieën, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.

Soms benaderen we een bedrijf op eigen initiatief, omdat we op hun website iets zien waarvan we denken dat het onnodig veel tijd kost. Dan hebben we gegevens verzameld die we niet van de betrokkene zelf hebben gekregen. De wet wil dat we daar open over zijn, dus dat doen we hier.

Waar we die gegevens vandaan halen: de website van het bedrijf zelf, het openbare handelsregister van de Kamer van Koophandel, openbare vacatures, openbare beoordelingen en berichtgeving in de media. We gebruiken geen gekochte adresbestanden, we raden geen e-mailadressen en we verzamelen geen privégegevens.

• In elk bericht staat wie we zijn en hoe je je kunt afmelden.
• Eén woord terug is genoeg. Daarna nemen we geen contact meer op, ook niet over iets anders.
• We sturen hooguit drie berichten. Krijgen we geen antwoord, dan houdt het op.
• We gebruiken geen leesbevestigingen of onzichtbare volgpixels in onze e-mail.
• Wil je weten welke gegevens we van je hebben, of wil je dat we ze verwijderen, dan geldt hetzelfde als hierboven onder “Je rechten”.

Verandert er iets aan onze website of aan de diensten die we gebruiken, dan passen we deze verklaring aan. Bovenaan staat wanneer dat voor het laatst gebeurd is. Deze versie is van 11 augustus 2026.